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RR.PP: El uso de la tecnología a la hora de pensar en organizar eventos empresariales

Para acompañar a la experiencia, las herramientas digitales proponen innovación y versatilidad para optimizar y simplificar los procesos de gestión de eventos.

El segundo semestre del año en Argentina es la temporada fuerte de los eventos corporativos. En los últimos dos años, el país logró posicionarse a nivel regional como el centro predilecto para este tipo de reuniones. De la mano de este crecimiento, surge la necesidad de obtener mejores recursos para garantizar la estrategia y evaluación de eventos empresariales. Así es como las herramientas digitales se convierten en aliados para optimizar los procesos de gestión en las empresas.

El 19% de las reuniones del 2018 destinadas a Congresos Internacionales en Latinoamérica fueron en Argentina (creció un 17% con respecto al año anterior), según el Observatorio Económico del Turismo de Reuniones de la República Argentina (OETRA). Esto generó un impacto de 24,8 millones el año pasado y se espera un crecimiento para lo que va de este 2019.

El mercado Latinoamericano, tiene características que lo hacen único. «Las PyMEs están adoptando tecnologías de digitalización al mismo tiempo que las grandes empresas. Se realizan inversiones que deben ser justificadas y permitan optimizar sus presupuestos y a la medida de su nivel de crecimiento» menciona Vijay Sundaram, Jefe de Estrategia de Zoho Corp.

«Uno de los canales más comunes para la ampliación de carteras de clientes son los eventos corporativos, donde al mismo tiempo se puedan mostrar las fortalezas de la empresa, relacionarse cara a cara con los asistentes y demostrar la vanguardia tecnológica adoptada» Añade Vijay.

Siendo así, Zoho ha desarrollado una aplicación, Backstage, pionera en su tipo, que le permite tanto a los asistentes como a los organizadores, mejorar la experiencia de principio a fin complementando todos los canales de comunicación, las herramientas digitales, análisis de las audiencias y la optimización del desarrollo de eventos.

Esta herramienta, permite enfocarse en el «Core» del evento y establecer prioridades. Adicionalmente Vijay, establece recomendaciones que pueden permitir una mejor gestión de eventos empresariales:

· Crear micrositios de eventos dinámicos: Cuando se redirecciona la audiencia a un micrositio se genera mayor capacidad de atención en los invitados, así que Zoho Backstage permite generar páginas web personalizadas para cada audiencia, dando recomendaciones, lugares de compra, rutas de acceso hasta hoteles y estacionamientos cercanos. Lo que permite generar páginas web con información personalizada prácticamente para cada usuario y acompañarlo desde las razones de compra, hasta su llegada.

· Fidelizar su audiencia a corto y mediano plazo: La probabilidad de fidelización de los usuarios con una marca cada día es más volátil gracias a la diversidad de ofertas. Los planificadores de eventos permiten mayor alcance y visibilidad, además con Backstage puede incluir banners y correos personalizados para una mayor efectividad.

La integración con herramientas sociales y campañas digitales, que permitan creación de base de datos, seguimiento y establecer publicidad dirigida, dará una mayor efectividad en el proceso de promoción, así como un mayor control sobre las acciones y sus presupuestos.

· Realizar un análisis completo de sus eventos: Los informes son indispensables en cada etapa de los eventos, un informe previo, durante y post ayuda a analizar todo el proceso y a hacer una evaluación de sus resultados, permitiendo crear estrategias y tomar acciones basadas en números claros, concisos y reales de cada aspecto

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